Projektarbeit ist beliebt. Allein der Reiz, etwas neues und unbekanntes zu schaffen, motiviert. Doch was tun, wenn das operative Tagesgeschäft beinahe alle Ressourcen im Unternehmen zu verschlingen scheint? Hier muss man ansetzen und ungeahntes Potential freisetzen. Durch die Optimierung linearer Unternehmensprozesse und Arbeiten lässt sich viel Zeit für die beliebte Projektarbeit gewinnen.

Am ehesten findet man lineare Arbeiten im operative Tagesgeschäft. Angebote schreiben, Verträge erstellen, Accounts einrichten, neue Systemsprachen einpflegen, Telefonanfragen aufnehmen, usw. Typische Aufgaben, die sich wiederholen. Und wird eine Aufgabe nicht effizient wiederholt, verschenken wir wertvolle Zeit und Ressourcen, die wir für Projekte gut gebrauchen können.

Sind die Verantwortlichkeiten nicht klar, fehlt es an Kompetenzen, Dokumentationen oder werden nicht alle technischen Möglichkeiten ausgeschöpft?

Schritt für Schritt zum Erfolg

Alles beginnt mit der schriftlichen Aufnahme und Dokumentation des Ist-Zustandes, inklusive aller aktuell beteiligten Personen, Werkzeuge, bereits bestehenden Abläufe. Im zweiten Schritt setzt man sich genau mit diesen beteiligten Mitarbeitern zusammen und fragt nach möglich Verbesserungsvorschlägen. Oftmals gibt es bereits Ideen zur Verbesserung, nur mangelte es an Entscheidungsgewalt oder Umsetzungsmöglichkeiten im gegebenen Rahmen.

Den richtigen Rahmen zu schaffen liegt in der Verantwortung der Führungskraft. Diese sorgt generell dafür, dass die Mitarbeiter ihr ganzes Potential ausschöpfen können und jeden Tag die Gelegenheit haben, das zu tun, was sie man besten können.

Wird eine Idee, am besten von den Mitarbeitern selbst, von der Mehrheit der Beteiligten als gut empfunden, ist es an der Führungskraft gelegen, bei der Umsetzung der Idee zu unterstützen. Die Koordination und Kommunikation darf hier nicht zu kurz kommen.

Der neue Prozess sollte wie der Ist-Zustand festgehalten werden, damit jeder neue Beteiligte sich daran orientieren kann.

Ins Handeln kommen

Alles ist vorbereitet, besprochen, abgestimmt. Alle sind sich einig. Und doch ändert sich nichts? Ins Handeln kommen lautet die Devise! „Reiten“ Sie als Führungskraft vorweg und zeigen Sie, dass Sie für Veränderungen bereit sind. Schaffen Sie Kennzahlen und Messbarkeit. So ist für alle transparent, ob es in die richtige Richtung geht.

Feiern!

Warten Sie nicht auf die Erreichung des Endziels. Stellen sich bereits kleine Fortschritte und Erfolge ein, werden diese anerkannt und gefeiert. Dass kann eine Runde Eis – oder aber noch besser – bewusste Anerkennung sein. Dabei helfen folgende W-Fragen: Wer hat was, wofür und wie getan?

Wiederholung

Erliegen Sie nicht der Gemütlichkeit, dass es mit ein Mal sagen und vormachen getan wäre. Bleiben Sie dran. Veränderung bedarf Wiederholung, Wiederholung, Wiederholung.