Nachfolgend 8 persönliche Tipps zur erfolgreichen Bearbeitung von E-Mails.

Tipp 1 – Ordner-Strukturen schaffen

Jedes E-Mail-Programm lädt dazu ein, Ordner-Strukturen anzulegen. Richtig strukturiert, gewinnen Sie einen schnellen Überblick. Nur wie strukturiert man richtig? Orientieren Sie sich an Ihrer persönlichen Welt, Sprache und Wortwahl.

Tipp 2 – Was ist Ihnen wichtig?

Überlegen Sie sich im Vorfeld, was Ihnen wichtig ist. Hieraus können Sie schnell Ansätze für Ihre persönliche Struktur ableiten. E-Mails, die Ihnen nicht wichtig sind, landen später schlicht und ergreifend im normalen Posteingang. Der Posteingang gewinnt bei der späteren Bearbeitung von E-Mails automatisch eine niedrigere Beachtung.

Tipp 3 – Der richtige Name

Erfinden Sie keine Ordnernamen, mit denen Sie später ohnehin nichts anfangen können.  Beispiel: Sie nennen Ihre Mutter „Mama“? Dann nennen Sie auch den Ordner „Mama“ – und nicht „Mutti“ oder „Mutter“. Ihr Gehirn findet beim Scannen Ihrer Ordnerstruktur schneller die Orientierung.

Der Klassiker ist die Benennung nach Personen. In anderen Fällen kann es auch Sinn machen, die Ordner nach Projekten, Themen oder Firmennamen zu benennen. Nicht immer ist es sinnvoll, strikt auf Personen-Ebene zu strukturieren. Fragen Sie sich hier einfach nach dem Sinn. Ist es wichtig, ob die E-Mail von Beate Beispiel oder Ben Utzer kommt, obwohl Sie vielleicht mit beiden bezüglich des selben Projektes im Kontakt stehen? In diesem Fall macht es mehr Sinn, einen gemeinsamen Ordner für beide Absender anzulegen.

Tipp 4 – Anzahl Ebenen

Ich bin ein Freund der einfachen Strukturen. Es gibt zahlreiche Bücher, die von maximal 7 Ebenen sprechen. Ich empfehle, bleiben Sie bei 2-3 Ebenen. Komplexere und tiefere Ebenen benötigen im Operativen zu viel Gedankengut.
Je komplexer Ihre Welt, Ihre Arbeit und Ihr Leben ist, desto einfacher sollten Sie es strukturieren. Schließlich wollen Sie Ihr Leben leichter machen und nicht erschweren.

Tipp 5 – E-Mail-Filter

Richtig Spaß macht es erst mit den E-Mail-Filtern. Lassen Sie Ihr E-Mail-Programm die Arbeit erledigen und Ihre E-Mails automatisch in die richtigen Ordner verschieben. Auch hier halte ich es einfach. Filter nach Absender und / oder Betreff reichen. Auch wenn reguläre Ausdrücke cool sind, empfehle ich auch hier auf die Einfachkeit Acht zu geben. Haben Sie immer im Hinterkopf, dass sich über mehrere Jahre hunderte Filter ansammeln könnten, Projekte erledigt werden, Personen aus Ihrem Leben verschwinden oder Firmen nicht mehr interessant sind. In diesen Fällen wollen Sie Ordnung halten – und schnell und einfach Ihre Filter überarbeiten und pflegen.

Tipp 6 – Überblick verschaffen

Haben Sie Ihre persönliche Struktur geschaffen, können Sie spätestens am nächsten Tag durchstarten. In der Regel bekommen Sie angezeigt, ob sich neue E-Mails in Ihren Ordnern befinden. Scrollen Sie zuerst einmal alle angelegten Ordner entlangt. Verzetteln Sie sich zu Anfang nicht  im Detail, klicken direkt auf eine E-Mail, lesen und beantworten diese. Es könnte eine E-Mail für ein wichtigeres Projekt eingetroffen sein.

Tipp 7 – Vorschau nutzen und E-Mails markieren

Sind Sie Ihre Ordnerstruktur entlang gescrollt, hat Ihr Gehirn bereits eine Reihenfolge für Sie festgelegt. Achten Sie auf sich selbst und befolgen Sie diese. Klicken Sie sich von einer E-Mail zur nächsten, überfliegen diese – und setzen sie eine Markierung. „Gelesen“ für „Zur Kenntnis genommen, nichts weiter zu tun“ oder „Rotes Fähnchen, hier muss ich gleich aktiv werden.“ Die Betonung liegt auf -gleich- und nicht -jetzt-.

Tipp 8 – Rote Fähnchen abarbeiten

Haben Sie die vorangegangen Tipps befolgt, müssen Sie nur noch die roten Fähnchen abarbeiten. Ich empfehle – egal was – mit dieser E-Mail zu tun. Erstellen Sie eine Aufgabe daraus, beantworten Sie die E-Mail. Stellen Sie eine Rückfrage. Sorgen Sie dafür, dass das rote Fähnchen verschwindet. Egal, welche Tätigkeit Sie durchführen. Haben Sie etwas gemacht, dürfen Sie das rote Fähnchen durch „Erledigt“ ersetzen.

Ich wünsche viel Spaß beim Umsetzen!