Effektive Kommunikation durch Fragen

Kennen Sie kurze und knappe Anweisungen? Stellen Sie fest, dass die Aufgaben von Kollegen und Mitarbeitern anders oder falsch verstanden wurden? Und wie stressig ist der Moment der Feststellung, dass wertvolle Zeit verloren gegangen ist?
Das Team gerät in Panik und sucht in idealfall noch händeringend nach Lösungen, um die verlorene Zeit zurück zu gewinnen.

Eine Situation, die wohl oft genug in Büros vor kommt und bei allen Beteiligten zu Stress, Frust und Spannungen führt.

Anweisungen – kurz und knapp

Sicherlich kostet es Sie wenig Zeit, eine Aufgabe kurz und knapp in Form einer Anweisung zu delegieren.
Sie bekommen das erste Ergebnis vorgelegt. Wenn Sie Glück haben, bekommen Sie das, was Sie erwarten. Was werden Sie tun? Werden Sie weitere kurze Anweisungen wie „Sie haben einen Punkt vergessen. Bitte fügen Sie diesen hinzu“ geben? Oder werden Sie Kritik in Form von „Herr X, das ist doch ganz klar, dass das dazu gehört!“ verteilen?

Am besten mache ich es einfach selbst

… werden Sie schlussendlich denken. In Gedanken denken Sie über die Zeit nach, die der Mitarbeiter in die Aufgabe gesteckt hat und die verloren ist. Hinzu kommt noch, dass Herr X etwas ganz anderes bearbeiten wollte und ist nun selbst in eine Stress-Situation geraten. Sie nehmen sich die Aufgabe auf die eigene ToDo-Liste.

Fragen lösen Denkprozesse aus

Was wäre gewesen, wenn mehr Zeit in das Delegieren der Aufgabe investiert worden wäre? Was wäre gewesen, wenn die Aufgabe in Form von Fragen statt Anweisungen delegiert worden wäre? Stellen Sie Fragen!
Fragen lösen im Kopf Denkprozesse aus. Sie können nicht in den Kopf Ihres Gegenübers hineinschauen. Deswegen holen Sie die Gedanken durch Fragen heraus. Sie werden dadurch zum Beispiel feststellen, ob es Probleme gibt, die zur Lösung der Aufgabe bewältigt werden müssen.

Effektive Fragen

  • „Ich habe da ein Problem. Können Sie mir dabei helfen?“
  • „Hallo Herr X., können Sie für unser Meeting die Agenda erstellen?“
  • „Bis wann können Sie mir den ersten Entwurf vorlegen?“
  • „Kennen Sie den Schwerpunkt des Meetings?“
  • „Können Sie mir kurz wiedergeben, worum es in dem Meeting geht?“
  • „Was benötigen Sie zur Erfüllung der Aufgabe?“
  • „Können Sie die Aufgabe mit eigenen Worten wiedergeben, um sicher zu stellen, dass wir alles richtig verstanden haben?“

Positive Nebeneffekte

Weitere positive „Nebeneffekte“ beim Mitarbeiter sind eine gesteigerte Eigenverantwortlichkeit, ein höheres Verantwortungsbewusstsein sowie Identifikation mit der Aufgabe.

 

 

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